如何做好工作中常用的PPT 短时间做出精美工作汇报PPT

在公众号后台，读者问我最多的一个问题，可能就是『如何做好工作中常用的PPT』，而且，最逗的是，在提这个问题的时候，往往会加一个前提，那就是『时间紧，任务重，该如何做好工作汇报PPT』，哈哈哈哈~

 

不过，的确，很多时候，可能早上丢给你一份文档，下午就要出一份PPT，那这时候，该如何又好且又快地完成呢？

为了能够更真实的还原工作场景，我特意做了一个实验，给自己限时60分钟，尝试完成15页PPT设计制作，不知道能不能完成，咱们一起来试一下。

这是我找到的一份汇报 PPT 内容：

好，实验开始。 

为了能够高效的完成PPT，咱们先来梳理一下设计思路，我个人的习惯是，可以分为5个步骤：

 

咱们一步步来。 

分析版式布局

这一步是干嘛的呢？

因为PPT上有不同的页面类型，比如像封面、目录、过渡页，还有图表页、图文排版等，所以咱们需要基于页面内容，利用母版，来建立相应的版式。

这样，就可以极大程度上保证版式风格的统一，也可以提升效率。

好了，那么，该如何建立版式布局呢？这里分为两方面：

1. 建立基础版式布局 

简单点来说，就是规定页面上标题和版心的位置。因为在一套 PPT 中，标题位置一般不会改变，而版心呢，就是页面上写内容的区域：

 

 什么意思呢？比如说我们看到，这份 PPT 中有一些图表页： 

 当我们建立好基础版式之后，只需要把整个图表，填充在版心中，就可以保证版式统一：

同样地，还有像表格页，很多读者也总是说不知道如何排版：

 

其实，我们只需要先把它完整地填充在版心就可以： 

 2. 建立个性化版式布局 

对于一套 PPT 来说，肯定会遇到很多不同内容类型的页面，比如像3张图片+1段文字，图表+文字等等。所以，我们就需要从内容类型出发，并基于页面的基础版式，来设计更多版式。 

比如说，我们会看到页面上有一些3段内容的排版： 

 所以，我们就需要来设计适合3段内容的版式： 

同样地，我们看到页面上还有像多图+多段内容的版式：

 所以，我们就需要基于它，来设计相对应的版面： 

这是第一步，完成15页PPT的版式布局，大概花了20分钟，一共设计了5个不同的版式。 

 

定义风格样式 

这一步的作用，是来明确幻灯片呈现的视觉风格，比如是扁平，还是渐变，是红色调还是蓝色调… 

比如在设计这套 PPT 的风格时，因为它是公司汇报用的 PPT ，所以，主色调我选择了橙色： 

另外，其中有一些图表页，为了区分不同的数据系列，我选择了额外的两个颜色，作为搭配。 

这里有一个问题是，该如何进行色彩搭配呢？

 

很简单，我们在网上找一个色轮，如果想要找到另外两个色彩搭配，我们就插入一个正三角形，在色轮上相对应的色彩，就是辅助色： 

 如果你不知道如何设计幻灯片的视觉风格，个人建议，使用软件自带的风格样式即可： 

另外，这里呢，还有一个细节点，值得大家关注，那就是字体的字号，一定要提前界定好层级大小，我在这里选择的是阿里巴巴普惠体：

这一步基本上不费什么时间，5分钟左右即可。

寻找内容素材 

如果一个PPT页面上只有文字，那肯定有些单调，所以，在这里，我们需要花一些时间，找到与内容相关的图片或者图标等素材。 

比如说像这个页面： 

为了能够增强可视化效果，我们就可以插入一些相关的小图标进行搭配： 

这里我主要找了一些小图标素材，只花了不到10分钟。  

内容置入版式 

这一步就没啥可解释的了，对吗？无非就是把内容填在相应的页面版式，而需要你具备的技能，就是 Ctrl + C 以及 Ctrl + v 。 

比如说像这一页： 

我建立好的版式是这样的：

这时候，我们需要做的，就是填字，把文字内容，按照前面设定好的字号层级，填充进去就可以了：

 

因为这一步主要是重复操作，大概花了10分钟左右。 

可视化排版 

对于一些有逻辑关系的内容，我们提前设定好的版式布局就很难满足需求。所以，为了能够更加清晰地展示出其视觉含义，可以考虑使用SmartArt 进行快速排版。 

怎么做呢？来看一些例子。

比如像这个页面，我们看到，这里就有一些包含关系存在：

 所以，我们就可以选用 SmartArt 中的一个图形，来制作重心环绕的排版样式： 

对它进行一些简单的变形，突出中心部分的内容：

 最后，我们可以再对图形做进一步的优化，比如把线条做渐变处理，以及添加小图标等，然后，把内容分别地填充在对应的位置即可： 

再比如像这个页面，它在表达3方面的内容：

  如果我们基于第一步设定好的版式，可以很轻松地把它做成这样： 

当然，如果借用 SmartArt 中的图形，也可以用它来表现3个方面的视觉概念：

当然，最后，我们可以插入一些小图标和线条，让页面更加丰富，就可以了：

除了上面的两页之外，在这套 PPT 中，还有一些个性化的页面版式，比如说这一页：

 

在 SmartArt 中，可能并不能找到非常合适的样式，这时候就需要我们自行设计了，不过好在这样的页面数量并不多：

到这里呢，一套工作中使用的PPT就已经完成了，虽然不算惊艳，但在日常工作中使用，应该已经足够了。 

这一部分应该是耗时最长的，我大概花了30分钟，平均每页 PPT 花了10分钟。完整地算下来，应该是65分钟左右，四舍五入刚刚好。

这就是快速优化一套幻灯片的流程和方法，最后再来简单总结下这5个步骤：

好了，写了一下午，累死了，希望对各位有所帮助。